りあんブログ
仕事

社会人ではじめてプロジェクトに参加するときの心がけ!

はじめに

私がはじめて大きいプロジェクトに参加したのは社会人2年目でした。ここでいう大きいというのは、部門で重要ということ以上に関わるメンバーが多いという意味です。

外部の方を入れると50~60人くらいでしたでしょうか・・・。

最初はどうしていいか戸惑ったので、昔の自分に向けて今の自分が感じている心得を書いていきたいと思います。

心得3点

結論から言うと

  • 情報の時間軸を確認する
  • 情報は常に虫食いであることを認識する
  • いちいち怒らない

かなと思います。

1.情報の時間軸を確認する

まず一つ目、情報の時間軸を確認する。です。

50~60人メンバーがいる場合その全員が1つのグループになることは稀で、その中で5~10様々なグループに分かれて分担して進めていくことが普通科と思います。

私が加わったプロジェクトはシステム関連のものだったので

システム変更に伴う手順を考えるグループ、データ移行を考えるグループ、アウトプットの形式を考えるグループ等がいました。

グループが分かれると必要なこととして、グループ間の情報共有があります。当たり前ですが手順が変われば出力物が変わったりしますし、こういう手順にしたいならデータ移行はこういう風にしようと別グループに影響があるからですね。

そしてここで認識しておかねばならないことは、その情報共有がタイムリーに行われているとは限らないということです。普通グループ毎のリーダーが定期的に情報共有をして、メンバーに共有するという方法をとるかと思いますが、どうしてもラグが起きます。

なのでいま自分が前提としている情報が本当に最新のものかどうかというのは気に留めておくとよいなと思いました。結局出戻りが起きてしまいますからね・・・

特に他グループの人と話ができる機会がある場合は前提の情報共有・いま相手グループが何をやっているかをそれとなく聞いてみるのはとても良いなと思いました。

グループが違くても同じプロジェクトのメンバーであれば、話せるようになっておくことに越したことはなかったです。

特に私は社会人2年目でまだ新人の部類でしたし、受け入れてもらえやすかったです。なんでも使ってタイムリーな情報を手に入れましょう!

2.情報は虫食いであることを認識する

もう一つ重要なことは、すべての情報を掌握している人は基本的にいないと考えたほうが良いということです。

最初はこのことに気が付かなかったため、相当不要なイライラをためていました笑

タイムリーに情報共有ができていない可能性があるし、プロジェクトというのは何か新しいことを目標に進めていくのだからみんな自分で考えて情報を収集して、判断していきます。それぞれ個人もしくはグループ毎に情報を独自で集めていくことも多いので調べられた範囲の情報しか持っていません。どうしても調査が限定的になってしまうし、前後の文脈が理解しきれてない場合もあります。そして間違った前提を認識してしまい、一度その認識をもってしまうと特に相手に質問しなくなってしまうんですよね・・・。

一歩俯瞰してみればそりゃそうだろという話ではありますが、これを認識していないと「なんでそんな大事なこと情報共有していなかったの?」「こっちの文書には別のこと書いてあるよ?」という情報を後から得て、出戻りが起こってしまうということがあります。

この解決策はまだこれだというのが見つかってないのですが、相手の話を聞いているときに「あれ?自分たちのやっている作業となんか矛盾している・・・?」と疑問を持った瞬間にきちんと確認するということなのかなと思います。この嗅覚があるか無いか、そしてその疑問を口にできるかできないかというのは結構社会人として重要なのかなと思います。

3.いちいち怒らない

この1,2を踏まえたうえでいちいち怒らないが一番大事かなと思っています。

情報共有がタイムリーに、そしてすべての情報を持っている状態は無いことを意識すると多少出戻りや仕様変更は起こることがわかります。

2年目の私は必ず答えを誰かが持っていると思い込み、すべてが最適に動いていくものだと思っていましたが新しい手順を皆で考えていくのだから難しいですよね。今、思い返すと学生の気分だったのと、なんというか若かったからなのもしれませんね・・・。

出戻りや情報共有ミスが起こっても、多少は想定していちいちエネルギーを使って怒らないということがミソだなと思います。

まとめ

まとめると、心の片隅に情報共有は行われていない可能性を考えて多少のことでは怒らず進めていけたらよりストレスが少ない状態で進めていけると思います。

昔の自分、そんなに怒っても前には進まんぞと言ってあげたいですね。

一方、1,2はプロジェクトではリスクとみなされる状況だとも思います。将来いつか自分がリーダーになった際には1.2がなるべく少なくなるように動けたらいいなあと思います。